Pengkajian Ulang Rencana Pengadaan

Hal yang cukup penting dalam perencanaan pelelangan paket fisik/konstruksi adalah pengkajian ulang paket yang akan dilelangkan oleh PPK dengan ULP serta Tim Teknis. Meskipun dalam Perpres tidak tertera kewajiban untuk melaksanakan kaji ulang, namun kaji ulang ini sangatlah penting dilaksanakan, terutama apabila pekerjaan dilaksanakan berdasarkan suatu desain yang sudah jadi/dibuat sebelumnya.

LAMPIRAN III PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA     NOMOR : 54 TAHUN 2010                                        TANGGAL : 6 AGUSTUS 2010 TATA CARA PEMILIHAN PENYEDIA PEKERJAAN KONSTRUKSI A. PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA PEKERJAAN KONSTRUKSI 2. Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan Pengkajian ulang Rencana Umum Pengadaan dapat dilakukan melalui rapat koordinasi dengan ketentuan sebagai berikut: a. PPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas Rencana Umum Pengadaan; b. Pembahasan Rencana Umum Pengadaan meliputi: 1) Pengkajian Ulang Kebijakan Umum Pengadaan a) Dalam hal mengkaji ulang kebijakan umum pengadaan, PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan hanya melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan. b) PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah mendorong persaingan sehat, efisiensi serta meningkatkan peran usaha kecil dan penggunaan produksi dalam negeri. c) Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survei pasar. d) Dari hasil pengkajian ulang pemaketan pekerjaan, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk mengubah pemaketan, yaitu penggabungan beberapa paket atau pemecahan paket. e) Penggabungan beberapa paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta. f) Pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan.

Rapat koordinasi antara PPK selaku penanggung jawab pekerjaan nantinya dengan ULP/Pokja selaku pihak yang melaksanakan proses pelelangan paket pekerjaan serta Tim Teknis selaku petugas yang melakukan kontrol terhadap kehandalan perencanaan paket pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Dalam melakukan pengkajian umum pelelangan, PPK – ULP – Tim Teknis dapat menguji kesiapan perencanaan paket pekerjaan yang akan dilaksanakan.

PPK dan ULP/Pokja dapat melakukan uji kembali terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sebelumnya sudah ditetapkan oleh PA/KPA. Pengujian kembali KAK tersebut bertujuan guna memastikan detail perencanaan pelelangan yang akan dilaksanakan dan nantinya akan dicantumkan dalam Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pemilihan.

Hal-hal yang krusial yaitu:

1.       Lahan yang akan dijadikan tempat pelaksanaan pekerjaan belum siap untuk dikerjakan.

Apabila berdasarkan pemerikaan bersama PPK – ULP/Pokja – Tim Teknis diketahui bahwa desain yang ada dan akan dijadikan desain terhadap pelaksanaan pekerjaan ternyata berbeda dengan keadaan riil di lapangan, maka sudah sepatutnyalah pelaksanaan pelelangan ditunda pengumumannya atau bila sudah memasuki proses pelelangan janganlah dilakukan penandatanganan kontrak terlebih dahulu.

Hal yang sering terjadi ialah desain yang digunakan tersebut tidak sesuai sebagian atau seluruhnya dengan keadaan riil di lapangan. Hal tersebut dapat terjadi karena beberapa hal:

a)      Desain yang digunakan adalah desain yang sudah old-school, sudah usang, sehingga akibatnya dapat terjadi perubahan kondisi lahan (misalnya saat desain dibuat pada Tahun Anggaran 2007 belum ada utilitas tiang listrik PLN, saat desain tersebut akan digunakan pada Tahun Anggaran 2011 sudah ada utilitas tiang listrik PLN), dapat juga kondisi tanah yang dulunya cukup kepadatannya kini menjadi sangat ekspansive atau gembur bila terkena curah hujan

b)       Desain yang digunakan tidak dilaksanakan secara cermat dan teliti, berdasarkan keadaan riil di lapangan, sehingga kondisi lahan yang akan digunakan tidak akan sesuai rencana biaya, alat, dan metode kerja yang akan direncanakan

c)       Desain yang dibuat tidak komprehensif, tidak holistik, tidak memperhitungkan berbagai faktor yang ada di lapangan. Misalnya tidak memperhitungkan siapa pemilik lahan, apakah lahan dapat dibebaskan, apakah lahan tidak dikuasai instansi lain, dan sebagainya

2.       Terjadi perubahan yang krusial, seperti perubahan pada target (output) yang direncanakan, perubahan pagu anggaran, atau perubahan nilai paket yang akan dilelangkan.

Apabila ternyata saat akan dilelangkan atau pada saat pemasukan dokumen kualifikasi dan/atau dokumen pemilihan, ternyata ada perubahan krusial, maka PPK dan ULP/Pokja dapat melakukan addendum dokumen lelang atau menunda pelelangan. Apabila ternyata target yang ditetapkan tidak realistis, tidak sesuai dengan keadaan di lapangan (kemahalan atau kepanjangan bila dibanding pagu dana yang tersedia) maka pelelangan-pun harus segera disesuaikan dan diklarifikasi dengan atasan langsung/KPA/PA, termasuk di dalamnya dokumen teknis, gambar-gambar yang sudah diperiksa ulang di lapangan tersebut.

Selain hal-hal tersebut, pengkajian ulang perencanaan pelelangan terkait juga dengan pembiayaan terhadap paket yang akan dilelangkan tersebut.

2) Pengkajian Ulang Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan a) PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan yaitu biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan. b) Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan dilakukan untuk memastikan: (1) kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran; dan (2) perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.

Berdasarkan kedua hal tersebut di atas (pengkajian terhadap desain dan rencana biaya paket pekerjaan fisik/konstruksi) terlihat bahwa permasalahan-permasalahan mengenai ketidakpastian lahan dan perubahan dana/target pada DIPA/POK dapat segera diselesaikan sebelum dilelangkan agar tidak terjadi masalah dikemudian hari.

Seperti kita ketahui, apabila keterlambatan pelaksanaan pekerjaan terhambat/terlambat dikarenakan kelalaian pengguna jasa, maka penyedia jasa (kontraktor) dapat menuntut kompensasi terhadap keterlambatan tersebut.

Terutama apabila pengguna jasa justru melakukan Show Cause Meeting (SCM) terhadap Kontraktor yang sebenarnya tidak dapat melaksanakan pekerjaan karena kendala-kendala tersebut di atas yang disebabkan kelalaian PPK dalam memastikan pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.

Selanjutnya setelah melakukan penelitian terhadap kelaikan desain dan rencana penganggaran tersebut, maka PPK dan ULP/Pokja dapat mencantumkannya dalam rencana umum pengadaan dan dapat segera diumumkan.

Berdasarkan hasil rapat koordinasi yang dituangkan dalam Berita Acara: 1) apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk merubah Rencana Umum Pengadaan maka perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali; 2) apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan; dan 3) putusan PA/KPA bersifat final.

Berdasar kesepakatan PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan dan/atau keputusan PA/KPA, maka PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang meliputi: kebijakan umum, rencana penganggaran biaya dan KAK.

PPK menyerahkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada ULP/Pejabat Pengadaan sebagai bahan untuk menyusun Dokumen Pengadaan.